Cách theo dõi phép năm bằng excel dễ hiểu nhất

Tại các doanh nghiệp, nhiều nhân viên HR vẫn đang loay hoay trong việc quản lý phép năm của nhân viên sao cho hiệu quả. Không ít người vẫn luôn thắc mắc làm thế nào để tạo bảng theo dõi phép năm một cách dễ dàng? Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách theo dõi phép năm bằng excel chi tiết và dễ hiểu nhất. Cùng theo dõi nhé!

I. Phép năm là gì?

Phép năm là một trong những quyền lợi cơ bản và quan trọng mà người lao động (NLĐ) được hưởng trong 1 năm làm việc cho bất kỳ công ty, doanh nghiệp, tổ chức hay đơn vị nào. Tùy thuộc vào môi trường làm việc, tính chất công việc và quy định tại mỗi nơi mà NLĐ sẽ được hưởng số ngày nghỉ phép năm tương ứng (có thể là 12, 14 hoặc 16 ngày trong vòng 1 năm). Trường hợp, NLĐ chưa đủ 1 năm làm việc thì vẫn được hưởng chế độ này với mỗi tháng làm việc kết thúc sẽ tương ứng với 1 ngày nghỉ phép cộng thêm.

II. Hướng dẫn cách theo dõi phép năm bằng excel

Để theo dõi phép năm bằng excel, bạn cần phải thiết lập một bảng báo cáo tuân thủ theo các quy trình cụ thể dưới đây:

• B1: Lập bảng theo dõi

Bảng chấm công là cơ sở của việc theo dõi ngày nghỉ phép trên Excel hiệu quả. Bởi vì chỉ bằng cách giám sát hoạt động của nhân viên trong từng phiên làm việc thì mới thu được kết quả chính xác nhất. Thông thường, phương pháp theo dõi ngày làm việc này sẽ được chia thành các loại như:

– Làm việc đủ tất cả các ngày (X).

– Làm việc nửa ngày và nghỉ không xin phép (X-0).

– Làm việc nửa ngày và nghỉ có xin phép (X-P).

– Nghỉ phép cả ngày theo mức nhân viên được hưởng (P).

Mỗi buổi, bộ phận nhân sự cập nhật tình hình đi làm của người lao động và điền vào bảng. Để hỗ trợ cho việc theo dõi ngày phép bằng Excel, bạn cần quan tâm tới X-P và P. Qua đó, số hôm nghỉ sẽ được tổng hợp cuối tuần/tháng. Trong bước này, hàm COUNTIF sử dụng tối đa:

– Đếm số buổi có ký hiệu X-P, mỗi lần xuất hiện tương đương 0.5 ngày.

– Đếm số công đánh dấu P với mỗi lần quy ước bằng 1 ngày.

Sau đó, bạn dễ dàng tính được công nghỉ phép đã dùng cho từng người ở thời điểm nhất định. Giả sử, với hình minh họa ở trên sẽ áp dụng như sau:

= COUNTIF(D6:AH6, “X-P”)*0.5 + COUNTIF(D6:AH6, “P”)

• B2: Tính tháng làm việc

Đây là bước khó nhất và quan trọng nhất để theo dõi thời gian nghỉ bằng Excel. Vì người tạo bảng phải biện luận và tính toán nhiều trường hợp sẽ xảy ra. Dưới đây là một ví dụ với cùng một công thức cho mỗi hoạt động trong bước này.

Sau khi đã xác định được công thức nhỏ, bạn chỉ cần lồng ghép chúng lại. Kết quả sẽ được tính toán và xuất hiện trong cột E. Những nhân viên tiếp theo áp dụng tương tự như vậy.

Ở mỗi thời điểm theo dõi ngày phép bằng Excel, dữ liệu này sẽ trả kết quả khác nhau. Vì thế, quản lý nhân sự cần liên tục cập nhật đến thời gian gần nhất.

• B3: Tính ngày phép năm

Khi bạn đã thực hiện thành công bước 2 của quy trình cách theo dõi nghỉ phép trên Excel, bước này rất đơn giản. Bạn chỉ cần đối chiếu số tháng làm việc với quy định để biết được tổng số ngày nghỉ mà mình được hưởng. Hàm LOOKUP sẽ cho ra một loạt kết quả nhanh như sau:

Lookup_value: định vị đối tượng tra cứu. Tương ứng với ví dụ trong hình là các ô trong cột E, bắt đầu từ E
Lookup_vector: Cột tháng thâm niên trong bảng được chỉ định.
Result_vector: Cột số ngày nghỉ theo thỏa thuận.

Để kết quả bảng theo dõi ngày phép bằng Excel khả dụng, bạn cần nhớ lưu ý quan trọng. Đó chính là kỹ thuật cố định vùng cần thiết trong bảng quy tắc. Nhờ đó, công thức tạo ra có dạng sau:

F4 = LOOKUP(E4,Quy_tac_tinh!$A$3:$A$13,Quy_tac_tinh!$C$3:$C$13)

• B4: Theo dõi số ngày nghỉ phép đã dùng và còn lại

Đây là bước cuối cùng trong bảng theo dõi ngày phép bằng Excel. Nhìn vào kết quả tổng hợp sẽ nhận ra ngay số ngày đã dùng và còn lại. Việc này thực hiện đơn giản bởi số liệu cần thiết đã được tính toán sẵn ở ba bước trên. Bạn chỉ áp dụng hàm MINUS cho hai yếu tố sau:

– Tổng số phép năm.

– Số buổi phép đã sử dụng trong các tháng làm việc tính đến hiện tại.

III. Theo dõi phép năm dễ dàng với phần mềm Achamcong

Sử dụng bảng theo dõi phép năm bằng excel đôi khi dễ xảy ra sai xót, nhầm lẫn, làm ảnh hưởng đến quyền lợi của nhân viên. Do đó, doanh nghiệp nên áp dụng phần mềm hỗ trợ để giúp bộ phận HR tại các doanh nghiệp có thể theo dõi và quản lý phép năm tối ưu hơn.

Achamcong là phần mềm quản lý phép năm giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình quản lý nhân sự. Với Achamcong, bộ phận nhân sự hoàn toàn có thể theo dõi số ngày làm việc và nghỉ phép của nhân viên. Số phép năm đã dùng và còn lại cũng sẽ được cập nhật tự động trên hệ thống phần mềm.

Ngoài tính năng theo dõi phép năm, Achamcong cũng là một phần mềm xếp lịch làm việc cho nhân viên vô cùng khoa học và hiệu quả. Nhân viên có thể đăng ký ca làm việc bằng ứng dụng Achamcong trên điện thoại sau đó hệ thống sẽ tự động sắp xếp lịch của nhân viên đã đăng ký.

Ngoài ra, phần mềm cũng hỗ trợ quản lý chấm công, giúp doanh nghiệp xuất báo cáo chấm công dễ dàng và nhanh chóng.

Có thể thấy, Achamcong là một phần mềm chấm công với nhiều tính năng ưu việt. Ứng dụng hiện đã và đang được nhiều doanh nghiệp trên khắp cả nước tin dùng. Achamcong cam kết luôn mang tới cho khách hàng sản phẩm chất lượng với những phiên bản ngày càng nâng cấp để giúp doanh nghiệp hiện đại hóa công tác quản lý nhân sự.

Như vậy, bài viết trên đã hướng dẫn bạn cách theo dõi phép năm bằng excel một cách chi tiết và dễ hiểu. Nếu là những doanh nghiệp với quy mô lớn thì việc ứng dụng phần mềm theo dõi phép năm vào quản lý là điều vô cùng cần thiết. Với những thông tin mà chúng tôi chia sẻ, bạn có thể tham khảo và áp dụng. Chúc bạn thành công!